仕事がいつも期限ギリギリになっちゃうなあ。どうやったら早く終わるんだろう。。いつも仕事が早く終わる人がいるけど、どう仕事してるのかな？
今回はこういった疑問に答えます。
僕も仕事をもっと早く終わらせたいなと思って、「なぜあなたの仕事は終わらないのか」という本を読みました。
この本にあった時間術が実践的でよかったので、今回ご紹介します。
■本記事の内容
- 仕事を終わらせるための考え方について
- 実際に終わらせるための時間術の紹介
中島氏は元マイクロソフトの伝説のプログラマーとして「ドラッグアンドドロップ」、「ダブルクリック」の概念を考え、「一度も納期に遅れたことがない男」として活躍したそうです。
マイクロソフトといえばITの超大手です。そこで伝説のプログラマーとして活躍していた方の時間術なので、信頼度はなかなかのものだと思います。
この本を読んで、仕事を終わらせるには自身の能力と同様「時間の使い方」もかなり大事だというとが分かりました。
そこで今回は「なぜあなたの仕事は終わらないのか」のまとめと、仕事を終わらせる方法について紹介します。
時間を制する思考
仕事を終わらせるためには、時間の使い方がとても重要です。
そこで、時間を制するための思考は以下の通りです。
・ラストスパート思考を捨てる
・応用問題から取り掛かる
・全ての仕事は必ずやり直しになると意識する
ラストスパート思考を捨てる
まず一つ目は、ラストスパートで仕事を終わらせるという考えを捨てることです。
このラストスパート思考こそが諸悪の根源で、これを捨てることがとても重要です。
なぜなら締め切り直前はパフォーマンスが大幅に低下するからです。
・締め切りに間に合わないかも・・・
・終わらなかったらどうしよう・・・
こんな感じの余計なノイズが頭に入り、全然集中できません。
皆さんも一度はこういう経験があるのではないでしょうか。
でも頭ではわかっていてもつい先延ばしにしちゃうんだよね。。
その気持ちはすごいわかります(笑)ですが、そうしない方法は、後述の「ロケットスタート時間術」で紹介します。
なのでまずは、「ラストスパート」で仕事をしない。ということを頭に叩き込んでください。
応用問題から取り掛かる
難しい応用問題は後回しにせず、最初から取り掛かってください。
なぜなら仕事の終わらない人は、大体後半の応用問題を甘く見ているからです。
計画当初は簡単な基本問題をこなしていて「終わりそうだな」と思っても、スケジュール終盤で応用問題にぶつかって間に合わない・・・となるケースがかなり多いです。
応用問題がどのくらいで終わるかは、取り掛かってみないと絶対にわかりません。そして応用問題が終わらなければ、仕事は終わらないのです。
例えば夏休みの宿題で計算ドリルとかはわりと序盤に終わらせられますが、最終日に読書感想文（応用問題）を残しておくと結構難しく、時間もかなり取られますよね。
なので必ず応用問題から取り掛かることを心がけましょう。
全ての仕事は必ずやり直しになると意識する
仕事は最初から完璧に作ろうとしても、必ずやり直しになります。
なぜならどんな仕事でも後から再チェックすると、直すべき箇所が次々に見つかっていくからです。
- 明日のプレゼン資料
- アプリケーションのプログラム
- 報告書
こういったものすべてに当てはまります。
どうせやり直しになるのだから、まず細かいところは無視した全体像を作ることが重要なのです。
最初から完璧を目指して詳細に作ると時間がかかりすぎてしまいます。
なのでまずはやり直しを前提に、大まかな全体像を最初に作りましょう。
仕事を終わらせるロケットスタート時間術
ここまでは、仕事を終わらせるための考え方を紹介してきました。
次に「ロケットスタート時間術」という具体的な方法に移ります。
①指定された納期の2割を「見積もり期間」としてもらい、実際には仕事の8割を終わらせる
②2割の見積もり期間で仕事の8割が終わらなかったら、スケジュールの見直しを交渉する
①指定された納期の2割を「見積もり期間」としてもらい、実際には仕事の8割を終わらせる
まずは仕事の調査として2割の日程をもらい、そこで8割以上の完成を目指すというものです。
10日の仕事なら2日、5日の仕事なら1日といった感じです。
2割の日程で8割も終わらせるなんて厳しそう・・・
そう思う人も多いでしょう。僕もそうでした。
でもこれには理由があります。
なぜこんなハードなことをするかというと、ここまでしないと体に染み付いた「ラストスパート思考」が抜けないからです。
最初でも挙げた通り、仕事が終わらない原因は先送りにすることです。なので、スタート時から全力ダッシュをしたほうがいいに決まっています。
ただスタートダッシュするぞと決めても何をもってスタートダッシュかわかりませんから、「2割の日程で8割の仕事」と数値で具体化しているのです。
この2割の見積もり期間では、とにかくひたすらタスクに取り組みます。
メインの仕事以外には取り組まないし、飲み会や遊びもなしです。朝から晩まで目の前のタスクに取り組みます。
試してみると正直なかなか辛いです。
ただ、序盤で8割も終わらせるとかなり心の余裕が生まれ、残りの8割の日程で確実に仕事の詰めができます。
②2割の見積もり期間で仕事の8割が終わらなかったら、スケジュールの見直しを交渉する
見積もり期間で8割終わらなかったら、「危機的状況」と考えてスケジュールの見直しを交渉してください。
見積もり期間に全力で取り組んでも8割終わらなかったら、それは相当難しい仕事ということになります。
全力疾走で2割の期間を使って8割完成していないということは、かなりの確率で間に合わないと判断するべきです。
まだ2割しか時間を使っていないのに、スケジュールの見直しをする必要があるの？
と思うかもですが、それは間違いです。
締め切り直前ではなく、締め切りよりもはるか前に期日に間に合わせられるかどうかを見極められることが重要だからです。
仮にあなたが上司だとして、部下に振った仕事が納期の前日に間に合わないと言われるよりも、一週間前に言われたほうが今後の対応もできますよね。
なので、2割の見積もり期間という早期の段階で、スケジュールの修正が必要かを判断しましょう。
逆に見積もり期間で8割終わっていたら、残りの期間で落ち着いて仕上げていくのです。
あなたの仕事はきっと終わる
以上、長々と説明しましたが、ラストスパートをやめることで仕事を終わらせることができます。
はじめはなかなか慣れないですが、継続することでコツがつかめてくると思います。
また1日の時間の使い方や、中島氏の実際のマイクロソフトでの仕事ぶりなども書かれているので、気になる方は是非読んでみてください。
僕もときどき読み返して考え方を思い出すようにしています。
また今ならKindle Unlimitedでも読めますよ。
以上です！ありがとうございました。